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  • Beitrag zur Verfahrensdokumentation im Handwerkermagazin

GoBD Data System - Software zur Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation online erledigen

Warum GoBD Data System?

Seit Januar 2015 hat die Finanzverwaltung mit dem aktuellen Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eine Verschärfung der allgemeinen Buchführungsregeln eingeleitet.

Hiervon betroffen sind alle Unternehmen, unabhängig von der Unternehmensgröße. Die wesentlichen Änderungen betreffen die Erstellung von steuerlich relevanten Daten mit Word und Excel. Exemplarisch sind hier Rechnungen und Kassenbücher zunennen. Dazu kommt die Festschreibung von Buchungssätzen und Belegen. Hier ist der Fokus auf die Unveränderbarkeit der Belege und Buchungen. Die Softwarehersteller im Bereich der Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung werden Anpassungen in der Software vornehmen müssen. Die DATEV eG wird diese Anpassungen für das Wirtschaftsjahr 2016 bringen.

Ein Thema, das zur Zeit von den Fachbeiträgen nur am Rande erwähnt wird, ist die Verfahrensdokumentation. Eine Verfahrensdokumentation ist wesentlicher Bestandteil der Änderungen durch die GoBD. Das ist kein neues Thema. Die Forderung nach einer Verfahrensdokumentation stammt von den GoBS aus dem Jahre 1995. Die digitale Betriebsprüfung hatte auch die Anforderungen (seit 2002 GDPdU). Nun hat die Verfahrensdokumentation eine ganze neue Gewichtung. Durch eine entsprechende Dokumetation im Bereich der Papierablage und der Verwaltung von digitalen Belegen sind auch andere Fristen als die in den GoBDs genannten möglich. Vorrausstzung hierfür ist die Verfahrensdokumentation.

Diese soll einen fachkundigen Dritten in die Lage versetzen, sich in kürzester Zeit einen Überblick über das Unternehmen und die kaufmännische Abwicklung zu verschaffen. Das Führen der Verfahrensdokumentation ist von der Gründung bis hin zur Lequidation der Firma notwendig. Es ist sehr schwer, die Änderungen während der Laufzeit der Verfahrensdokumentation in Papierform vorzuhalten und im Betriebsprüfungsfall für einen Zeitraum in der vergangenheit dem Betriebsprüfer vorzulegen. Bestandteile der Verfahrensdokumentation sind z. B. Handbücher der eingesetzten Soft- und Hardware, Testate, Softwareupdates, Hardwaretausch, Schnittstellen, Arbeitsanweisungen usw. Diese Dokumente müssen vorgehalten und die Gültigkeit dokumentiert werden.

 

Features vom GoBD Data System:

Einfache Verfahrensdokumentation mit GoBD Data System

Einfache Verwaltung

Das GoBD Data System wurde von der Programmierung her so erstellt, dass jeder Benutzer problemlos seine Daten damit verwalten kann, ohne sich vorab einzulesen.

- Cloud Lösung mit dem Standort in Friedensdorf (Sachsen)

- SSL verschlüsselter Zugang und Datenbank

- Optische Unterstützung für die Erfassung aller relevanten Prozesse anhand der Menüführung

- Erfassung von Stammdaten z. B.: Firmen, Rechnungslegung, Mitarbeiter, Zugriffsberechtigungen

- Prüfer Zugriff gemäß Z1 und Z3

- Erstellung von Prozessbeschreibungen direkt im Programm mittels Word Editor

- Import von fertigen Prozessbeschreibung aus z. B.: ISO Zertifizierungen im PDF Format

- Zeitstempel für die chronologische Verwaltung der Dokumente innerhalb von GoBD Data System

- Export der Dateien und Beschreibungen im CSV und XML Format

 

Das GoBD Data System bietet Ihnen nicht nur die Möglichkeit, steuerlich relevante Daten Ihres Unternehmens zu verwalten, sondern auch eigene Firmenprozesse zu erstellen, abzulegen und bei Bedarf abzurufen.

Mobiler Zurgriff und Arbeiten von überall

Zugriff von überall

Das GoBD Data System ist als Browsersoftware von jedem Ort aus erreichbar - die einzige Voraussetzung ist ein PC mit Internetverbindung. So ist es möglich, Daten von unterwegs abzurufen und zu aktualisieren, ohne am PC-Arbeitsplatz mit entsprechender Software sitzen zu müssen.